Seriál – Veřejné zakázky a soutěžní právo: díl 8.

Změny ve smlouvách na veřejné zakázky jsou běžnou součástí dlouhodobých projektů. Důležité je vědět, jak k nim přistupovat, aby bylo vše v souladu s pravidly, a aby změny nepřinesly více problémů než užitku. Klíčem je dobrá příprava, jasná komunikace a dodržování stanovených pravidel. Ať už jde o drobné úpravy, nebo zásadní změny, vše se dá zvládnout, když se postupuje s náležitou obezřetností.

Podstatná vs. nepodstatná změna

Když chcete ve smlouvě něco změnit, musíte nejprve zjistit, zda jde o změnu podstatnou nebo nepodstatnou.

Celková povaha veřejné zakázky odráží potřebu zadavatele, kterou se snaží uspokojit prostřednictvím zadání zakázky. Zákaz změny této celkové povahy zajišťuje, že jakékoliv úpravy musí zůstat v rámci původního předmětu zakázky a nesmí zásadně měnit jeho plnění.[1] Tento zákaz brání zadavateli provádět změny, které by překračovaly původní rámec zakázky a neodpovídaly by původní potřebě, pro kterou byla zakázka vypsána.

Podstatná změna je taková, která zásadně mění původní podmínky zakázky. Pokud by například změna umožnila, aby se o zakázku mohli ucházet i jiní dodavatelé, nebo pokud by výrazně zlepšila podmínky pro současného dodavatele, nebo pokud by změna vedla k výraznému rozšíření předmětu zakázky, například přidáním nových služeb nebo zboží, tak jde o změnu natolik zásadní, že vyžaduje nové výběrové řízení[2].

Provádět podstatné změny smlouvy bez vyhlášení nového zadávacího řízení je kategoricky zakázáno, protože by tímto způsobem docházelo k narušení principů rovné soutěže a transparentnosti.[3]

Na druhé straně, nepodstatné změny jsou drobnější úpravy, které nemají zásadní vliv na původní podmínky. Ty lze provádět bez nutnosti nového zadávacího řízení, ale je důležité, aby byly tyto změny jasně odůvodněny a aby se držely v mezích stanovených zákonem.[4]

Vyhrazené změny

Jedním z nástrojů, jak se připravit na možné změny během plnění zakázky, je vyhrazená změna závazku.[5] Tento nástroj umožňuje zadavateli předem stanovit podmínky, za jakých lze smlouvu změnit, aniž by bylo nutné vypsat nové výběrové řízení.

Například pokud se očekává, že během plnění zakázky mohou ceny vstupů kolísat, je možné ve smlouvě předem vymezit mechanismus, jakým se bude případná změna ceny řešit. Taková opatření přinášejí zadavateli jistotu, že může pružně reagovat na změny okolností, aniž by se musel obávat právních komplikací.

Nevyhrazené změny

Zákon o zadávání veřejných zakázek umožňuje určité změny smluv bez nutnosti vyhlášení nového zadávacího řízení, pokud tyto změny splňují specifické podmínky:

• Změny, které nemění celkovou povahu zakázky a jsou pod určitou finanční hranicí

Dle zákona[6] se za podstatnou změnu nepovažuje taková změna, která

1. nemění celkovou povahu zakázky (např. zůstává ve stejném oboru a nezasahuje do základní potřeby zadavatele) a
2. jejíž hodnota je nižší než finanční limit pro nadlimitní zakázky a zároveň nižší než 10 % (u stavebních prací 15 %) původní hodnoty zakázky. Pokud dojde k více změnám, je rozhodující součet hodnot všech změn.

Zadavatel není povinen prokazovat konkrétní důvody pro tuto změnu, pokud jsou splněny uvedené podmínky.

• Změny z důvodu nepředvídatelných okolností

Někdy se během plnění zakázky objeví nečekané problémy nebo okolnosti, které je nutné řešit. Mohou to být například technické komplikace, nesoulad s projektovou dokumentací apod.

Provést změnu smlouvy je možné i v případě, že potřeba této změny vznikla kvůli okolnostem, které zadavatel nemohl předvídat, přestože jednal s náležitou péčí. Tyto okolnosti musí být objektivně nepředvídatelné a změna nesmí měnit celkovou povahu zakázky. Zadavatel je povinen prokázat, že tyto podmínky byly splněny.[7]

• Dodatečné stavební práce, služby nebo dodávky

Další možností, jak provést změnu bez nového řízení, jsou dodatečné stavební práce, služby nebo dodávky, které nebyly zahrnuty v původním závazku, ale jsou nezbytné. Dle zákona se nejedná o podstatnou změnu, pokud

1. změna dodavatele není možná z ekonomických nebo technických důvodů, například kvůli potřebě zachování kompatibility se stávajícím zařízením nebo službami a
2. změna dodavatele by způsobila zadavateli značné obtíže nebo výrazné zvýšení nákladů.[8]

V tomto případě musí zadavatel prokázat, že zamýšlené změny nebyly v původní smlouvě zahrnuty a jsou nezbytné.

• Záměny položek ve stavebním rozpočtu

Záměna položek v soupisu stavebních prací se za určitých podmínek rovněž nepovažuje za podstatnou změnu smlouvy.[9] Tato změna je povolena pouze u stavebních prací, a to za předpokladu, že nové položky jsou srovnatelné s nahrazovanými, jejich cena není vyšší a kvalita není nižší. Zadavatel musí zajistit, že zaměňované položky spolu úzce souvisejí. Při splnění těchto podmínek nedojde k porušení ekonomické rovnováhy smlouvy ani k nežádoucímu navýšení nákladů. Tato možnost flexibilně umožňuje přizpůsobit plnění aktuálním potřebám bez nutnosti nového zadávacího řízení.[10]

Finanční limity pro nevyhrazené změny[11]

Výpočet hodnoty změn ve smlouvě je klíčovým krokem, který určuje, zda je změna přípustná bez nového zadávacího řízení. Zákon stanoví limity, které se musí dodržet. Pokud se například hodnota všech změn v rámci jedné smlouvy sčítá, může být rozhodující, zda součet nepřesáhne stanovené procentní limity. Tento postup je doporučen Evropskou komisí a je klíčový pro dodržení pravidel podle zákona.

Při výpočtu hodnoty změn je třeba postupovat pečlivě, a to i v případech, kdy se mění jen část původního plnění. Pokud by například došlo k výměně části materiálu za jiný, je nutné zohlednit jak cenu přidaného plnění, tak cenu nevyčerpaného původního plnění.

Nastane-li situace, kdy zadavatel provedl nebo provádí změny závazku ze smlouvy spočívající v dodatečných stavebních pracích / službách / dodávkách a zároveň i změny v důsledku nepředvídatelných okolností,[12]stanoví zákon také finanční limity. Cenový nárůst způsobený těmito změnami nesmí přesáhnout 30 % původní hodnoty závazku. Pro posouzení tohoto limitu se bere v úvahu rozdíl mezi cenovým nárůstem a hodnotou méněprací. Pokud bylo provedeno více změn, je rozhodující součet těchto změn.